QUÉBEC-PROSNET INC.
QUÉBEC-PROSNET INC. s’engage à protéger tous les renseignements personnels recueillis et utilisés dans la gestion de ses activités.
OBJECTIFS DE LA COLLECTE D’INFORMATION
Toutes les personnes qui travaillent avec QUÉBEC-PROSNET INC., pour lui ou en son nom sont tenues de respecter la confidentialité des renseignements personnels et le droit à la vie privée de toute personne, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, lorsqu’elles recueillent, utilisent, divulguent, conservent ou éliminent des renseignements personnels dans l’exercice de leurs fonctions.
ÉNONCÉ DE LA POLITIQUE
Les renseignements personnels placés sous la garde ou le contrôle de QUÉBEC-PROSNET INC. sont uniquement créés, recueillis, conservés, utilisés, divulgués et éliminés d’une manière qui respecte la Loi sur la protection des renseignements en matière de protection de la vie privée. Nous respectons le droit à la vie privée des personnes dont les renseignements personnels sont en sa possession, conformément à ces exigences.
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Un renseignement personnel est défini comme étant tout renseignement ou combinaison de renseignements qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier.
Ne sont pas considérés comme des renseignements personnels :
- Le nom d’un individu
- Ses coordonnées professionnelles (titre, adresse, téléphone et courriel professionnels)
Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe la nature de leur support : écrit, graphique, audio, visuel ou informatisé.
CONSENTEMENT
L’organisation obtient le consentement écrit d’une personne dans les situations suivantes :
- Avant la collecte de renseignements personnels, sauf si cela compromet la validité ou l’objectif de la collecte.
- Avant l’utilisation ou la divulgation des renseignements à des fins autres que celles prévues initialement.
- Avant tout retrait de renseignements personnels, sauf autorisation légale.
- Avant la divulgation d’une plainte ou de renseignements confidentiels obtenus dans le cadre d’une enquête.
L’obtention du consentement ne remplace pas l’obligation de s’assurer que les renseignements recueillis sont nécessaires et directement liés aux activités de l’organisation.
COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les renseignements personnels peuvent être recueillis ou créés uniquement si :
- Ils sont directement liés à une activité de réglementation.
- Ils sont nécessaires pour satisfaire aux exigences légales ou aux objectifs de l’organisation.
Avant toute collecte, l’organisation doit :
- Déterminer les renseignements personnels à recueillir.
- Déterminer les fins de la collecte.
- Limiter la collecte aux renseignements nécessaires.
Les renseignements sont recueillis directement auprès de la personne concernée, sauf si :
- La personne autorise la collecte auprès d’une autre source.
- La collecte indirecte est permise par la loi.
- La collecte directe compromet l’exactitude ou l’objectif poursuivi.
Nous limitons l’accès aux renseignements personnels aux seules personnes autorisées dans le cadre de leurs fonctions.
DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les renseignements personnels ne sont divulgués que :
- Avec le consentement de la personne concernée
- Lorsque la loi l’autorise ou l’exige
Toute personne assujettie à la présente politique doit :
- Divulguer uniquement le minimum de renseignements requis.
- Consulter le responsable de la protection de la vie privée au besoin.
CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS
Les renseignements personnels sont conservés aussi longtemps que nécessaire et détruits de façon sécuritaire conformément à la loi et aux politiques internes.
EXACTITUDE
L’organisation prend des mesures raisonnables pour assurer l’exactitude et la mise à jour des renseignements personnels.
Les personnes peuvent demander la correction de leurs renseignements personnels en cas d’erreur ou d’omission.
RESPONSABILITÉ
L’organisation est responsable des renseignements personnels sous sa garde, y compris ceux confiés à des tiers.
Ces tiers doivent respecter des normes strictes de confidentialité et de sécurité.
MESURES DE SÉCURITÉ
Les mesures de sécurité comprennent :
- Des mesures organisationnelles (restriction des accès, politiques internes)
- Des mesures technologiques (mots de passe, chiffrement, pare-feu)
- Des mesures physiques adaptées à la sensibilité des données
ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
L’accès aux renseignements personnels est limité selon les rôles et fait l’objet de contrôles et de vérifications.
DEMANDE D’ACCÈS ET DE MODIFICATION
Toute personne peut demander l’accès ou la modification de ses renseignements personnels, sous réserve des exceptions prévues par la loi.
RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Rémi Breton
remibreton@servicepronet.ca
418-387-8107
PLAINTES ET QUESTIONS
Toute plainte ou question doit être adressée au responsable de la protection des renseignements personnels.
FORMATION ET SENSIBILISATION
L’entreprise favorise la sensibilisation par :
- L’information du personnel
- La formation continue
- Des rappels et communications internes
MISE À JOUR DE LA POLITIQUE
La présente politique est révisée tous les trois ans ou lors de changements législatifs majeurs.
Mise à jour : le 22 septembre 2023
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